北京分公司
商务合约部职能及管理方法
王良胜 2015-3-3
目录
第一部分 总则 ......................................................................................................................... 2 一、编制依据 ........................................................................................................................... 2 二、目的 ................................................................................................................................... 2 第二部分 商务合约部组织架构及部门职能、工作流程 ................................................... 2 一、组织架构 ........................................................................................................................... 2 二、部门职能、工作流程 ....................................................................................................... 3 第三部分 商务合约部岗位职责及日常管理制度 ............................................................... 7 一、商务主管副总岗位职责 ................................................................................................... 7 二、商务合约岗位职责 ................................................................................................... 8 三、商务合约部预算员岗位职责 ........................................................................................... 8 五、商务合约部日常管理制度 ............................................................................................... 9 六、与其他部门协调配合 ..................................................................................................... 10
学习文档 仅供参考
商务合约部职能及管理方法
第一部分 总则 一、编制依据
根据公司2015年2月26日邵纪军总经理组织的2015年各部门职责分工会议指导精神，及2016年春节后股东会议。 二、目的
本方法着力于做好商务合约部前期工程投标管理工作；着力于构建项目合同管理全过程、全方位管理体系，实现公司股份制改革后合同管理的标准化、制度化。
第二部分 商务合约部组织架构及部门职能、工作流程 一、组织架构
商务合约部组织机构采取分级负责制，由商务合约部刘伟负责日常管理，并对公司主管副总王良胜负责，公司主管副总王良胜直接对邵总负责。组织架构图如下：
学习文档 仅供参考
公司总经理：邵纪军 商务副总：王良胜 商务合约部经理：刘 伟 预算员： 赖飞 预算员： 韩利民 预算员： 陈玉梅 预算员： 高健 预算员： 周好伟 预算员： 张念冲 预算员： 张文正 预算员： 韩跃国 预算员： 李艳华 预算员： 皇甫明风 预算员： 马子宣 预算员： 张会凡 预算员： 周宏 预算员： 师福伶 预算员： 张继东 预算员： 张文超 另需招募安装工程造价员，土建工程造 价员假设干 预算员： 陈勇 预算员： 王景龙 预算员： 崔丽红 预算员： 李姁
二、部门职能、工作流程
1、负责各个项目总承包合同的审核谈判及签订工作；
2、在施工过程中，配合物资采购部材料计划的编制、提请，经工程技术部审核确认后递交物资部；工作流程如下列图：
学习文档 仅供参考
公司商务合约部 派驻商务人员常驻工地 项目技术部门 材料计划 提交物资采购部 3、负责对甲方工程进度款的申报；
4、负责分包进度款的审核及结算工作，具体流程如下：
学习文档 仅供参考
工程进度款支付流程 分包每月25日上报产值 项目预算员、审查、核定 工程技术人员审查工程量 分包进度款支付及结算流程 项目出纳发起OA审批流程 不合格 公司各级领导审核 按合同支付进度款 工程竣工结算流程 工程部审核 分包队提交工程结算书 预算员审核 按合同及流程审核支付款项 与分包签订工程结算书
5、施工过程中，配合项目技术部门及时做好变更、洽商、签证工作；
学习文档 仅供参考
6、负责对甲方总承包合同的结算工作；
7、项目开工前或开工后具备成本核算条件时，负责出具项目成本核算书；
8、组织编制项目投标阶段的经济标工作，工程技术标部分由工程部配合完成，最终组卷由商务合约部完成；工程招投标流程见下列图：
投标小组熟悉图纸、招标文件 工程部技术人员 图形算量、编制预算书、编制商务标文件 合格 工程招投标工作组 预算书审核 编制技术标 不合格 技术标审核 商务标、技术标组卷、签章 合格 不合格 最终按招标文件要求审核有无遗漏、缺项、少章等 递交给公司指派项目投标负责人
9、负责公司对分包队伍招投标工作，分包队伍主要由工程部负责审核推荐，也可由公司各位股东推荐〔推荐人对其推荐队伍应承担信誉、经济风险责任〕。专业工程分包无论是包工包料还是清包工形式，招标时保证投标报价单位不少于三家。特别说明：对于合同额小于100
学习文档 仅供参考
万的分包，项目主导分包，分包工程招标流程图如下：
100万元以下合同 招、评标小组 由公司各部门经理及部门主管领导构成 项目部研判、汇报公司商务、签订 商务合约部备案 商务部经理/工程部经理/财务部经理 修改招标文件及合同 拟招标文件及合同文本 组织合同评审 编制工程量清单 拟定投标分包名单 发放招标文件 组织招标答疑会 招标答疑 邮件 沟通 收取标书 100万元以上合同 200万以下 开标、评标 商务部、工程部、财务部主管领导 复杂 简单 视工程复杂程度 200万以上 签订合同，收取保证金 邵总、商务部、工程部、财务部主管领导 议定分包履约保证金金额 定标
第三部分 商务合约部岗位职责及日常管理制度 一、商务主管副总岗位职责
学习文档 仅供参考
1、贯彻落实公司规章制度，切实履行职责；
2、负责项目成本分析、核算、定期分析总结等管理工作，并定期向公司总经理汇报各项目产值情况、资金回收情况，针对项目成本管理中的问题，协调解决；
3、根据公司对项目的目标责任书，结合项目实际情况进行成本目标的分解，并监督、指导成本分解目标的实施和分析； 4、组织、协调商务合约部门事宜。 二、商务合约岗位职责 1、组织管理商务合约部日常工作；
2、对商务合约部每个职工专业特长、技能了如指掌，下发分派投标任务；
3、及时组织召开项目分包招投标事宜，不能因此耽误项目施工进度； 4、协助公司做好项目成本分析核算工作； 5、配合项目部，组织人力及时做好项目结算工作； 6、积极发现具有潜质的合约商务人员并竭诚培养； 7、协调、配合好公司其他部门工作。 8、组织和审核本部门管理制度的制定； 9、审定本部门职工的考勤和休假情况； 三、商务合约部预算员岗位职责 1、认真贯彻落实部门领导指派的任务；
2、项目商务负责项目所有分包合同台账和合同文本的管理； 3、参与分供商合同履约管理。针对项目其他岗位/责任人提供的分供
学习文档 仅供参考
商履约情况，依据合同条款施行约束措施；
4、项目商务负责《成本控制实施情况月报》表的填写；
5、根据项目要求，配合工程部及时准确提交项目材料采购计划给物资采购部；
6、负责对甲方工程进度申报、工程进度款的支付申请工作； 7、负责分包进度款的审核、确认，及分包结算工作，负责整体工程结算工作；
8、配合项目经理部做好变更、洽商、签证事宜； 9、公司预算员积极配合部门经理完成好工程的投标事宜； 10、服从并做好公司安排的其他事宜。 五、商务合约部日常管理制度
商务合约部人员按工作性质职责分工，分为两部分：一部分常驻公司〔以下统称“公司商务”) 一部分人常驻项目部〔以下简称项目商务〕
1、负责公司投标商务标的编制、整理，负责项目合同的收集保管、项目分包付款情况跟踪付款信息的收集整理工作；负责项目材料计划的申报，负责对甲方及分包工程进度款支付的申报、审核、结算等工作。
2、 公司商务要严格遵守公司日常考勤制度，早上8：30之前到公司，中午12:00之前不能出去，有特殊情况必须经过商务经理同意之后才能走，下午1：30之前必须到公司，下午5:30之前不能出去，有特殊情况必须经过商务经理同意之后才能走。迟到、无故旷工按人事部
学习文档 仅供参考
规定执行。
3、 公司商务无投标任务，且项目没有任务时，按国家法定假日休息，有工作任务时双休日不休息，工作任务较紧急情况下，公司商务必须服从领导的加班安排。
4、公司商务所有人员不能在公司走廊上随意走来走去，不能有穿拖鞋、大声喧哗、吃东西、等不礼貌的行为出现。
5、项目商务应严格遵守项目部规章制度。不得有迟到、早退、旷工现象出现。
6、商务人员要保护公司里的所有设备设施，如假设损坏按原价赔偿。 7、有事不来上班的人员或者休假人员。提前一天向负责人说明情况，并按人事部规定填写请假单经过同意之后方可休假。不能当天请假设有违者将作罚款处理。 六、与其他部门协调配合
1、及时提醒经营部领取招标文件，标书做好后及时提醒经营部按时送达标书，在中标后，商务谈判结束后，及时提醒经营部对甲方的合同的跟踪索取。
2、及时提醒配合财务部预付款保函、履约保函的签订。 3、休息日加班，提前通知后勤人员安排好食宿。
4、及时将招标文件提交给工程部做技术标，与甲方的往来函件及时提交给工程部。
5、对于分包招标，工程部负责招标范围界定及品牌技术要求的界定，商务部负责起草、发放招标文件。
学习文档 仅供参考