重建档案工程项目档案整理基本知识介绍

一、工程项目档案的基本概念 工程项目档案的属性 1、原始性 2、真实性 3、价值性

二、工程项目档案的基本知识

〔一〕工程项目档案整理任务进程中基本术语，定义及其相互关系。

1、树立项目与工程 2、单项工程 3、单位工程

4、树立项目、单项工程、单位工程三者之间的关系 单项工程1 单项工程2 树立项目/工程项目 …… 单位 工程a 单位 工程a …… 单位 工程m 单位 工程n …… …… 树立项目、单项工程、单位工程的关系图

5、工程项目文件

①工程项目文件包括前期文件、项目完工文件和项目完工验收文件。

②项目完工文件主要由项目施工文件、项目完工图和项目监理文件组成。

6、项目文件及相关联定义的关系图

项目开工前及 项目试运转及

工程项目文件 工程预备阶段 完工验收阶段 项目施工及完工阶段 项目前期文件 项目完工文件

项目施 工文件 项目竣 工文件项目监 理文件 项目完工 验收文件 7、工程项目文件归档、工程项目档案移交

包括两方面的内容：一是树立项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向树立单位或受委托的承包单位移交经整理的文件；二是项目单位外部各机构将项目各阶段构成〔或外部直接接纳〕并经过整理的文件活期报送本单位的档案管理机构。

工程项目文件归档、工程项目档案移交关联图 设计单位 机构A 树立单位 机构B 业 主 单 位 机构C 消费运用单位 项目 施工单位 文件 归档 项目文件归档 档案机构 项目主管部门 监理单位 〔二〕工程项目档案整理的流程 档案管理部门 业主单位 消费运用单位 其他有关单位 全部项目 收 分 整理项目树立汇总 项 移交 目文件 集 类 归档 档案 单位 整理 档案 参与工程项目树立的各单位〔含树立单位〕 工程项目档案整理流程图 1、搜集 2、分类 3、整理与归档 4、汇总整理与移交

第二章 工程项目文件的搜集

工程项目文件搜集包括两方面含义：一是各目文件发生或接纳部门按相关规则自动将项目文件停止搜集并交给树立单位的档案部门；二是树立单位的档案部门要对整个工程项目文件的搜集任务停止掌控，对滞交的工程项目文件要及时停止催交。

工程项目文件搜集是工程项目档案管理的重要环节，也是档案任务的基础，只要做好项目文件的搜集任务，才干保证项目树立时期档案的完全、完整和准确，为项目后续消费运转与维修提供保证，为项目的技术改良提供可追溯性的原始记载。

工程项目文件发生于项目树立全进程，其构成、积聚和管理应列入项目树立方案和有关树立部门和人员的职责范围、任务规范或岗位责任制，并有相应的反省、控制及考核措施，因此必需制定相应的工程项目文件搜集〔归档〕制度。

工程项目文件搜集〔归档〕制度的内容，普通包括工程项目文件搜集〔归档〕范围、搜集〔归档〕责任部门、搜集〔归档〕时间、份数、质量要求等。

一、工程项目文件搜集责任

1、项目前期预备阶段搜集责任〔从提进项目建议书末尾到树立预备〕

2、项目施工阶段搜集责任 3、项目试运转阶段搜集责任 二、工程项目文件搜集〔归档〕范围

1、编制任务程项目文件搜集〔归档〕范围的规范 2、工程项目文件搜集〔归档〕范围编制 三、工程项目文件搜集的时间要求 1、工程技术文件 2、其他文件

四、工程项目文件搜集的质量要求 1、完整、准确 2、原件 3、明晰、整洁 4、签章完备 5、书写资料要求 6、装订要求 7、其他要求

五、工程项目文件搜集的控制措施

要做好工程项目文件的搜集控制，应留意工程项目文件的构成、积聚、流转等前端控制，把搜集任务落实到工程项目文件的发生或接纳部门。尤其关于大型工程树立项目，参与工程项目树立的单位众多，而工程项目文件的搜集任务与各单位都相关，因此如何做好整个工程项目文件的搜集任务，这就要求树立单位要统筹规划，要在项目管理制度〔顺序〕以及管理方式、方法和措施等方面全体思索和部署，以使工程项目文件的搜集任务到达事半功倍的效果。依据国际外大型工程项目树立的管理阅历，工程项目文件搜集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程进度方案管理控制、工程质量保证体系控制、文档管理控制等五大控制措施。〔见以下图〕。

1、管理制度控制

管理制度〔顺序〕是实行迷信管理的基础，也是管理任务的有效工具，工程项目文件的构成、积聚、搜集、整理与

工程项目文件搜集 控制措施 管理制度控制 工程合同管理控制 工程进度方案管理控制 管理制度控制 工程质量保证体系控制 文档管理控制 归档任务应制度化、顺序化。工程树立项任务均离不开文件与记载，文件控制、记载控制是工程树立管理活动的重要组成局部。IS09001-2000«质量管理体系要求»及GB/T19001-2000«质量管理体系要求»对文件控制、记载控制有明白要求，树立单位应充沛运用工程树立项目的质量保证体系，树立单位应充沛运用工程树立项目的质量保证体系，使项目勘察、设计、设备供应、施工、监理单位以及树立单位自身树立健全起完善的文件编制、发布、审批、更改、分发控制、搜集、整理、归档及保管等管理制度〔顺序〕。这些管理制度应浸透于工程树立项目的各项活动及任务顺序之中，将工程项目文件资料的搜集、积聚、整理、归档任务落实就任务方案以及有关人员的职责范围，进而确保文件搜集任务的有效实施。

2、工程合同管理控制

工程树立项目通常采用业主或树立单位片面担任下的合同管理形式，项目的勘察、设计、设备供应、土建施工、装置、监理、调试等任务均经过合同委托承包单位承当。合同是项目各项任务的法律依据，合同双方按合同的规则实行各自的责任。因此，应应用合同这种有效的手腕来做好工程项目文档任务，合同中规则承包单位在文档文面的责任，文档管理归入合同管理。工程项目文件搜集在合同管理控制方式主要包括以下内容：

〔1〕合同条款控制

在合同订立时，把工程项目文件交付的范围和类别、文件的介质和数量、文件提交的要求、应遵照的文档管理顺序〔文件格式及内容〕等外容列入合同文本，使文件提交及有关事项具有合同依据。为此，文档管理部门应直接参与合同谈判或经过审查合同有关章节，来确保文档有关要求列入合同文本。

〔2〕工程树立项目验收控制

在有关工程管理制度顺序中应制定档案部门参与合同执行监视和合同项目验收的规则。在合同执行时期，文档管理部门要参与合同管理，监视承包工程单位能否按合同规则提交文件；在合同项目完成时，文档管理部门要参与对合同执行状况的审查，确认承包工程单位能否按合同要求提交了完整的合同要求的文件。在项目的暂时验收、最终验收前，树立单位合同管理部门〔或其他部门〕可以以〝暂时验收/最终验收技术评审单〞的方式征求各技术、施工以及档案等部门的书面意见。文档管理部门在收到〝暂时验收/最终验收技术评审单〞时，反省该合同的文档提交状况，并予以回复。如文件提交不完整，合同管理部门将暂不予出具验收证书，要求承包单位实行完合同责任后，才予以出具验收证书。

〔3〕合同项目文件归档跟踪控制

文档管理部门要求合同部门及时将已签署的合同文本及时向文档管理部门归档，文档管理部门在接纳合同文本后，档案人员应细心阅读合同文本中有关文件提交章节，了

解合同文本关于文件提交的详细范围和要求，及时树立〝合同项目文件归档跟踪信息表〞〔以信息数据库或OFFICE EXCEL表双方式树立〕，作为合同项目文件静态归档跟踪控制的依据。〝合同项目文件归档跟踪信息表〞应包括的信息有：合同号、合同称号、项目完工时间、文件提交内容〔合同管理文件、工程技术文件〕、估量提交时间、文件提交联络人〔合同管理联络人、技术管理联络人〕、提交形状〔已归档、未归档、不需归档等〕等。并提早与文件提交单位〔联络人〕树立任务接口〔联络〕，落实合同项目文件提交预备任务。在合同执行及文件的搜集、提交进程中，应对〝合同项目文件归档跟踪信息表〞中的相关信息停止及时更新，以便做好整个工程一切合同项目文件的归档跟踪管理、控制，有效保证档案资料的完整及时归档。同时，对逾期未提交项目文件的状况采取措施〔直接发文催交等〕。

3、工程进度方案管理控制

工程项目文件能否及时交付将直接影响到工程能否能依照工程进度方案执行。因此，为了保证工程项目文件及时交付，建议将承包单位项目文件交付归入工程进度方案管理，对工程项目文件交付实施控制。归入工程进度方案管理的详细方式和要求如下：

〔1〕承包单位依据工程进度方案和合同要求编制详细的〝项目文件目录〞，〝项目文件目录〞应包括每份文件的文件编码、版次、题名、方案提交时间及实践提交时间等基

本信息，并活期〔每季度〕对〝项目文件目录〞停止更新、升版。

〔2〕要求承包单位应在合同签署后3个月内将〝项目文件目录〞提交树立单位，〝项目文件目录〞应依据工程实践状况活期〔每季度〕更新、升版，更新、升版后需及时提交树立单位。内容建议在合同条款中予以规则、要求。

〔3〕在工程项目执行进程中，树立单位在收到〝项目文件目录〞后，应对〝项目文件目录〞停止审查〔需应用计算机信息系统将〝项目文件目录〞与实践接纳的文件目录信息停止对比、核对〕，及时掌握工程项目文件交付状况，对未按方案提交的文件及时正式发文停止催交，确保项目文件及时搜集、交付。该控制措施比拟适宜发生工程技术文件数量较多的合同项目。

4工程质量保证体系控制

质量保证体系保证工程树立各项任务〔包括文档管理任务〕契合法规、规范和规范要求的有效手腕。文档管理归入质量保证体系控制主要表达在两方面；

〔1〕文件控制和记载控制是质量保证的重要组成局部，树立项目质量保证纲要必需规则文件控制和记载控制的要求，并明白担任单位及其责任。

〔2〕工程项目树立单位质保部门应对外部各部门及外部承包单位实施监视验证，活期时行质量保证监查和监视，验证文档管理制度及其实施的有效性，确保文件控制和记载

管理有效，实践上也是为了确保工程项目文件的搜集。质保部门也可以约请档案管理人员参与质量保证监查和监视活动。在质量保证监查和监视的基础上，树立单位文档管理部门也可以树立文档管理任务反省制度，活期展开文档专项反省任务，及时协调处置文档管理存在的效果。

5、文档管理控制

在搜集任务方面，经过文档管理部门展开的工程项目文件搜集控制措施有如下几方面：

〔1〕工程项目文件接纳和分发归口管理实施

建议树立工程项目文件接纳和分发归口管理机制，尤其对工程树立项目的树立单位。工程项目文件接纳和分发归口管理机制树立方式：一方面，在制度和管理顺序中明白规则，一切文件，包括从外部接纳的和对外发送的工程项目文件必需首先交由文档管理部门一致处置；另一方面，将 、邮寄、电子邮件等文件收发途径归入文档管理部门一致控制范围，防止文件经过以上途径流失。经过工程项目文件接纳和分发归口管理措施，把工程文件的进出渠道停止归口控制，使项目文件由主动搜集变为自动接纳。项目文件接纳和分发归口管理流程见以下图。

承包单位 外来文件 文档管理部门 外部文件 归档 档案库 外部有关部门 部门 下级行政部门 其他外部单位 预算 公 司 各部门 收发处置 分发 外局部发 外局部发 外部有关部门 图1-6 工程项目文件接纳和分发归口管理流程图 〔2〕档案归档方案编制及归档跟踪管理

文档管理部门经过编制〝工程项目档案年度归档方案〞，并按年度归档方案展开工程项目文件搜集任务。〝工程项目档案年度归档方案〞的内容应包括：应归档工程项目文件类目〔文件称号〕、归档部门、归档责任人、方案归档时间等信息。编制〝工程项目档案年度归档方案〞，可以采取先要求各部门自行填报、〝工程项目档案年度归档方案〞，文档管理部门对各部门填报、提交的〝工程项目档案年度归档方案〞停止审核并汇总，与各部门达成共识后，正式发布〝工程项目档案年度归档方案〞，该任务可在每年年底展开。

第二章 工程项目档案分类方案的编制

一、工程项目档案分类的原那么 1、遵照工程项目档案构成规律 2、便于保管应用 3、维持职能导向 4、兼容其他 5、可扩展 6、规范一致

二、工程项目档案分类体系设计与制定 〔一〕工程项目档案分类方案的编制方法

工程项目档案分类方案编制普统统过工程项目档案内容剖析、类目划分、类目排序、类目编号确定、类目表制定五个步骤完成〔见以下图〕。

项目档案 内容剖析 类目划分 类目排序 类目编号 类目表编制 一级类目 二级及二级 以上类目 平行类目 之间关系 编号规那么 分类方案 工程项目档案分类方案编制流程图

〔二〕档案分类方案内容简介

一个完整的档案分类方案应包括分类说明、运用引见和类目表三局部组成。

工程项目档案分类体系表

01要行性研讨 01前期任务 02 项目建议书 03…… 01设计技术文件 02工程设计 02工程计算书 03…… 01项目央求 03项目管理 02 项目方案 03…… 01施工文件 04基本树立 02 完工文件

03……

01招评标 05合同管理 02合同文件 03 …… 01科研管理 06科技管理 02 技术管理 03…… 01设备设计 07设备管理 02 设备装置 03…… 01质量控制

08质量平安 02 平安管理 03 ……

01工程预决算

09财务管理 02 财务方案

03 …… 工程档案分类体系表

第四章 工程项目文件的整理及归档

第一节 工程项目文件的整理

一、工程项目文件的整理原那么

项目文件组卷 案卷与卷内文件陈列 案卷编目 案卷装订与装盒 案卷著录 入库 卷内文件页号编写 卷内目录编制 卷内备考表编制 案卷封面及背脊编制 工程项目文件整理流程

项目文件构成单位对工程项目文件停止整理，应遵照的总体原那么是〝及时、准确、完整、系统、规范〞。 二、工程项目文件的整理责任分工及方法 〔二〕工程项目文件整理方法

第二节 工程项目文件的组卷

一、工程项目文件组卷原那么

工程项目文件的组卷应遵照以下原那么：

1、内在联络性。停止工程项目文件的组卷必需坚持项目文件的内在无机联络，这是停止工程项目文件组卷的首要原那么。

2、合理性。工程项目文件的组卷保证构成的档案保管单位〔案卷、册、盒〕内文件数量合理、分类合理，，这样才干便于检索和查找应用。

3、完备性。工程项目文件搜集完整是工程项目档案的基本要求。

二、工程项目文件组卷方法和要求

1、项目施工类文件普通依照单项工程、单位工程停止组卷，也可以依照装置、阶段、结构、专业停止组卷。这种组卷原那么上应树立在对工程项目的合理划发上。如一座写字楼树立项目，通常会包括写字楼主体修建、电梯系统、供暖系统、空调系统、管道设备、强电及弱电系统，这些系统如被划分为假定干个子项〔即单位工程〕停止树立，其发生的文件可以依照单位工程停止组卷，当然，也可以依照土建专业、水暖专业等专业分工停止组卷。

2、项目完工图依照修建、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序停止组卷。

3、设备类文件依照专业、台件等停止组卷。

4、管理类文件依照效果、时间组卷，或按文件类别，如项目依据性、基础性、完工验收文件等停止组卷。

5、监理类文件依照文种停止组卷。

6、原资料实验依照单项工程、单位工程停止组卷。 三、案卷与卷内文件的陈列要求 1、管理性文件

管理性的文件应按效果、时间或重要水平停止陈列，也可以以时间为主，结分解绩或重要水平停止陈列，也可以以时间为主，结分解绩或重要水平停止陈列。在组卷整理时，可依据详细此类文件内容来确定适宜选用何种陈列方式。

2、施工文件按管理、依据、修建、装置、检测实验记载、评定、验收陈列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、设备装置调试或设备运转、设备维修等顺利陈列。

4、完工图按专业、图号停止陈列。

5、卷内文件陈列时，各类文件资料的陈列普通状况下遵照以下规那么：图文混合的，文字资料陈列在前，图样资料陈列在后；翻译文字陈列在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定〔草〕稿在后。

本章前面将详细讲述局部罕见文件的组卷陈列方法。

〔五〕文件组卷

在工程项目文件中，文书主要指管理性文件。文书组卷

内容主要包括：可行性研讨、义务书；项目管理文件〔如征地、移民文件；方案、投资、统计、管理文件；专项央求、批复文件〕；完工验收文件等。

文书搜集阶段要对文件停止反省，搜集不完全、不完整的要作进一步补充和完善，主要反省以下几个方面：

第一，要反省文件能否完全。如发文能否同时具有文件正本和定稿，各种反映基本状况的年报、名册、会议记载等能否搜集完全；

第二，要反省文件能否属于本单位归档的范围。同时还要看能否属于本年谎报，不属于本年度的应转出归人相应的年度。

第三，要反省卷内文件能否有一定的联络。相联络的要归到一块，没有联络的要剔出另组卷。

为了便于文书的保管和应用，建议文书依照效果组卷，将同一性质或效果相近的文件组入一个案卷中，卷内文件在陈列时要同时统筹文书构成的时间以及重要水平，尊重文书构成的历史进程和逻辑关系，例如可以依照文件资料的逻辑关系列；重要的在前，主要的在后；批复在前，请示在后；结果在前，查证资料在后；总表在前，分类表后。

第三节 案卷编目

案卷编目触及卷内文件页号的编写、卷内文件目录的编制、案卷封面和脊背的编制、卷内备考表的编制四个方面任务内容。

1、卷内文件页号的编写要求 2、卷内目录的编制要求 3、案卷封面和脊背的编制

——档号，应依据树立单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

4、卷内备考表的编制

第四节 案卷装订

1、案卷装订要求

装订前，应去除案卷内文件原有的金属物和杂物。通常以A4尺寸规范幅面规格停止装订，大于A4尺寸的可采取折叠方式，折叠成A4尺寸规范幅面停止装订；特殊状况下，对某些不合规格的，在不破坏文件资料内容的前提下，可采取剪裁夺、补、贴等方式，修补成A4尺寸规范幅面。卷内资料依照卷内封页、卷内文件目录、文件资料、备考表顺序陈列、装订。

案卷装订可采用整卷装订与单份装订两种方式，图纸可不装订。如原文件资料已装订，且契合档案装订的要求，那

么可维持其原装订，不用重新装订。

单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、档号章。档号章内容有：档号、序号〔即卷内目录所列该份文件的顺序号〕。