新时期如何做好文书档案管理工作

新时期如何做好文书档案管理工作广州增电电力建设投资集团有限公司 郑伟玲

摘要：通过对文书档案管理工作现状进行深层次的分析，发现当前工作中存在着重视程度不足、管理人才匮乏、管理制度不健全、衔接不够紧密等诸多问题，导致实际工作效果不甚理想，文书档案的完整性与可靠性无法得到保证，严重影响了文书档案功能的发挥。本文将针对这些问题制定相应的优化对策，旨在为新时期文书档案管理工作的贯彻落实提供参考，全面提高管理水平，促使文书档案更好地服务于企事业单位经营管理，推动相关单位的发展进程。关键词：新时期；文书档案；管理现状；优化对策

新时期背景下，文书档案的重要性正在日益彰显出来，一味沿用传统管理思想和管理模式，只会削弱文书档案管理工作效果，制约文书档案功能。为了增强文书档案管理工作的实效性，应该充分认识到文书档案的价值以及当前管理工作存在的弊端，对管理制度加以健全和完善，提高管理人员的综合素质，致力于为文书档案管理工作的开展给予强有力的支持，以实现文书档案的现代化、信息化管理，最大化发挥文书档案价值功能，从而为企事业单位的蓬勃发展注入新的生机活力。一、文书档案管理工作现存问题（一）重视程度不足单位领导对于文书档案管理工作的重视程度稍有不足，将更多的注意力放在能够创造高昂效益的项目上，很少关注信息资源的采集与分析。信息采集不够真实完整，信息处理效率较为低下，信息分析也不够深入，因而无法从海量数据信息中挖掘出有价值的信息，准确把握单位发展实际情况及内外环境状况，为单位战略发展规划及决策制定提供参考依据，之于单位的长远发展是极为不利的。（二）管理人才匮乏尽管文书档案有专人负责管理，但是相关管理人员的专业素质普遍不高，业务能力不强，不能够很好地胜任岗位工作，致使文书档案管理工作效率和质量较低，与实际工作要求不符，文书档案价值的发挥就会受到阻碍。有些文书档案管理人员缺乏主动学习意识，不能积极更新自身管理思想和管理技术，文书档案管理工作所用的方法手段落后，将会对信息资源的开发利用产生不利效应。（三）管理制度不健全在文书档案管理工作中还存在着管理制度不健全的问题，不能够在实践工作中起到指导和约束的作用，大大滋长了管理人员的侥幸心理，他们的操作愈发随意，不能够按照规章制度行事，文书档案信息记录不够规范、详细，信息失真问题极为严重，还容易引起资源浪费现象，使得文书档案管理成本随之上升，工作效果却不尽如人意。（四）衔接不够紧密文书档案管理顾名思义是由文书管理和档案管理两部分组成，相关工作之间有着密切联系，理应加强各环节的衔接，打造完整的管理体系，才能取得最佳工作成效。然而从实际工作情况来看，往往是将这两项工作分割开来单独进行，极大增加了管理人员重复性工作的概率，还影响到了文书档案管理工作效率，单位利益受到了一定的侵害。二、新时期文书档案管理工作的优化对策（一）加强对文书档案管理工作的重视程度实际上，文书档案可以看做是记录单位经营管理活动开展情况的重要资料信息，可以为单位管理决策的制定提供信息方面的有力支撑，提高决策的科学性与可行性，促进单位经营管理活动的稳步有序落实，企事业单位就可以在激烈的市场竞争环境中始终立于不败之地。单位领导应该明确文书档案的巨大价值以及新时期文书档案管理工作的具体要求，将文书档案管理工作的重要性借助各种渠道和平台普及给相关工作人员，潜移默化地改变他们的陈旧思想，同时还要督促各部门及人员加强沟通与合作，将信息资源予以迅速传递和共享，为信息时代背景下文书档案管理工作的顺利高效开展奠定坚实的基础。（二）培养优秀的文书档案管理人才新时期的到来给文书档案管理工作提出了更高的要求，必须要将相关工作交由优秀管理人才负责实施，运用先进的管理思想和管理手段，必然会让文书档案管理工作效果得到一定程度的优化。首先是要吸收专业素质高、创新意识强、责任心重的人员加入到文书档案管理工作队伍中，激发整个队伍的创新活力。其次是要加大文书档案管理人才培养力度，定期组织多种多样的培训活动，提高管理人员的专业知识能力，增强他们的信息素养和责任意识，使其可以严格遵守管理制度，灵活运用信息技术高效开展文书档案管理工作，以降低主观因素引发的各类问题，彰显新型管理模式的应用价值。（三）优化和完善文书档案管理制度健全完善的文书档案管理制度在实际工作开展中能够起到多重作用，不仅信息资源的收集、整理、分析、利用都能够有章可依，而且对管理人员的行为实施全过程的动态监督，使之时刻保持警惕心，不做违反制度规定的事情，文书档案管理工作将会取得较高的效率和质量。企事业单位在制定管理制度时要根据新时期文书档案管理工作要求，与本单位经营管理情况结合到一起，以科学的发展观念作为指引，建立健全管理制度，主要涉及到文书档案管理工作标准、内容、目标等，进而保证相关工作的有效性。（四）加快文书档案信息化建设现代信息技术在文书档案管理工作中的应用是大势所趋，将会给实际工作开展带来巨大便利，当务之急是要加快文书档案信息化建设步伐，将纸质文档转变为电子文档，还要保证数据信息录入的真实性与完整性，采用统一的文字标准和规范化用语，防止在此环节中出现重复性录入的问题。企事业单位应该购买质量性能可靠的软硬件设施，在平时加强对系统平台的维护更新，不断创新管理概念，优化技术工具，竭尽所能提高数据信息的安全性，文书档案管理工作将会得以长效开展。三、结语总而言之，文书档案管理是一项要求严格、标准较高、专业性强的工作，与企事业单位的发展可谓息息相关，该项工作的稳定高效开展更是离不开健全的制度和优秀的人才。需要各单位能够明确信息技术的应用优势，加大信息化建设力度，保障文书档案的安全性，争取早日实现文书档案的数字化、信息化管理，为新时期文书档案管理工作的改革创新保驾护航。参考文献[1]林丽君.新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策[J].东方企业文化,2019(S2):22.[2]王小媚.如何通过信息化技术提高企业文书档案的管理质量[J].陕西档案,2019 (6):45.[3]林英华.信息化背景下文书档案管理工作研究[J].办公室业务,2019(23):35.·133·