商务英语的礼貌原则

󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁

2003年2月CHINESESCIENCE&TECHNOLOGYTRANSLATORSJOURNALFeb.2003

商务英语的礼貌原则

吴󰀁洁

(广西商专󰀁南宁市󰀁530003)

󰀁

摘󰀁要󰀁本文分析归纳了在商务英语中如何使语气委婉,措辞得当的方法和手段,充分说明了商务英语中的礼貌原则。熟练地运用此项原则,有助于双方在平等互利的基础上建立贸易关系。关键词󰀁礼貌原则󰀁委婉󰀁弱化

Abstract󰀁InordertoexplainwhatiscourtesyprincipleofbusinessEnglish,thispaperpresentsthemethodswhichmakedictiontactfulandtonemildduringbusinessnegotiationandwriting.Ifweusetheprincipleskill󰀁fullyitcanhelpbothsidestoestablishbusinessrelationsonthebasisofequalityandmutualbenefit.Keywords󰀁courtesyprinciple󰀁mildtone󰀁decreasenegative

󰀁󰀁随着全球经济一体化的飞速发展,以及中国加入WTO,我国的对外经济贸易往来日益频繁,商场犹如战场。如何在激战中转危为安,扩大市场,赢得胜利?商家最主要、最锐利的武器之一就是商务英语中的礼貌原则。一封彬彬有礼的书信,得体脱俗的谈吐,能使我方在对方的心目中树立起一种正直、热情、有良好文化修养和职业道德的形象,从而乐意与我方合作,带来无限的商机。

下面介绍几种体现商务英语礼貌原则的方法和手段,供读者参考。1󰀁将命令式改为请求式

请求式能够避免居高自傲,体现双方的平等地位。我们常常用󰀁Iwish...󰀁,󰀁Ihope...󰀁,󰀁Ithink...󰀁,󰀁I󰀁dliketo...󰀁,󰀁Please...󰀁等句型来提出要求或表达意愿,语气委婉,观点鲜明。

1󰀁Wouldyoupleasesendusyourcataloguetogetherwithdetailedoffer?

请寄样品目录并详细报价。

2.Wewishtobeyouragentinourdistrictifthecommissionrateisfavorable.

如佣金率优惠,我们愿作你方在我地区的代理。

3.Wehopetoenlargeourtradewithyourcountryandintendtograntyou3%discount.

我们希望扩大与贵国的贸易,并准备给你

󰀁收稿日期:2002󰀁06󰀁14/31方3%折扣。

4.Wethinkitadvisabletopostponedis󰀁cussingthematter.

我们认为暂缓讨论此事为宜。

5.Iwouldliketopointoutthatbecauseofthelimitstock,you󰀁dbetteracceptitassoonaspossible.

我得说明一下,由于现货数量有限,你方最好尽快办理。2󰀁使用过去时

在商务英语中常用情态动词的一般过去式表示现在或将来的时间,以使谈话的语气更为婉转,带有更多的商量口吻。例如在表示询问,请求或表达与对方不同的观点时,如果用󰀁Canyou...?󰀁󰀂Willyou...?󰀁󰀂Iwant...󰀁󰀂Iwon󰀁der...󰀁未免显得生硬、唐突,如果换成过去时,就显得温和有礼,没有火药味,易于对方接受。

1󰀁Couldyoupleasequotepriceinclusiveoftransportationandinsurance,andinformmewhendeliver?

请在报价中加进运输费和保险费,并告知我方何时交货。

2󰀁Iwonderedwhetheryoucouldmakede󰀁liveryinthemiddleofJune.

不知你方能否在六月中旬交货?3󰀁使用虚拟语气

在国际贸易中,商务人员常用动词的虚拟

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中国科技翻译󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁16卷

式提出建议或请求,使语气委婉含蓄,具有更多的磋商余地,这样更有利于在平等信任的基础上,达成贸易协议。

1󰀁Weshouldbegratefulifyouwouldchangetheinvoiceandletushaveacorrectcopy.

如蒙贵方重换,并回寄更改后的文本,我方将不胜感激。

2.Ifthequantitywerenotsolarge,wecouldnotgiveyousuchahighdiscounts.

如果不是因为这么大的订量,我们是不能给这么高的回扣的。

3.Maywesuggestthatyoumakesomeal󰀁lowanceonyourquotedpricessoastoenableustointroduceyourgoodstoourcustomers.

建议贵公司在报价上让一步,以便我们能将你方货物介绍给我方买主。

4.Wewishwecouldacceptyourcounter_of󰀁ferbutunfortunatelythepricequotedbyusisquiterealistic,wecannotdoso.

我们也希望能接受你方的还盘,但令人遗憾的是报给你方的价格已很实际,我们确实无法同意。

4󰀁使用被动语态

在商务信函中,经常使用主动句,从而明确地表达交易双方的立场和观点,而且也能使句式简洁明了。但有时被动句更合适,更有用,尤其是在表示否定意思时,常采用被动语态。这样可以避免语气咄咄逼人,引起对方反感,不利于双方在融洽的气氛中建立贸易关系。

1󰀁Whatiftheinspectioncannotbecomplet󰀁edwithinthetimelimit?

如果商品检验不能在规定期限内完成,怎么办?

2.ShipmentshouldbemadebeforeOcto󰀁ber,otherwisewearenotabletocatchthesea󰀁son.

十月底前必须交货,否则就赶不上季节了。3.Thepricelistwasnotenclosedinyourletter.

价目表没有随信附上。

4.Weshallbeforcedtoconsiderpassingthematterovertoourlegaldepartmentforthecol󰀁lection.

我方将被迫考虑将此事移交给法律部门,由他们来追回超期未付的款项。

英语的主动句强调的是动作的执行者,而被动句强调的是动作承受者,例1、例2、例3没有指明动作执行者,因而没有盛气凌人的味道,弱化了责备的语气。例4如果用主动句,则是指责对方迫使我们这么做,容易使对方不悦;用被动句则说明我们这么做是不得已而为之,提醒对方遵守双方达成的协议。5󰀁使用缓和法,避免过分刺激

在商务信函和谈判中,为了找出解决问题的办法,双方都会提出一些意见。对对方的要求和建议,如果直截了当地加以否定,对方也许会失去继续谈判的兴趣,甚至认为不给他面子,引起双方贸易关系的破裂。因此,我们常常采用缓和法,通过转换角度或用副词unfortunate󰀁ly,scarcely,hardly,really等来弱化否定语气。

1.Itseemstomethatwearegivinguptoomuchinthiscase.

在这项生意中,我觉得我方似乎让步太大了。

此句既表达出自己的不满,又暗示对方应作出一些让步,否则生意也许难以做成。

2.I󰀁mafraidIcouldnotagreewithyouforsuchabigdiscount.Inthisway,itwon󰀁tleaveusanything.

恐怕我不能给你这么高的折扣。这样的话,我方就无利可图了。

此句很客气地提出我方不能满足这些条件。如果否定句前不加上I󰀁mafraid语气则显得太强硬,不利于双方进一步磋商。

3.Let󰀁slookatthisfromanotherway.让我们以另一种方式来看󰀁󰀁

此句型避免了Youarewrong.Idon󰀁ta󰀁greewithyou.的反驳字眼,说明还有商量的余地,有利于业务的进展。

4.Unfortunatelythisisourrock_bottomprice,wecan󰀁tmakeanyfurtherreduction.

很遗憾这是我方的最低价格,我们不能再让了。

unfortunately既表达了我方与对方达成贸易的诚意,又表明了鲜明的立场,语气坚定而又不失礼貌。

5.I󰀁mreallysorrythatourproduct󰀁scanhardlysatisfyyourrequirement.

对我方产品不能满足你方要求,甚感抱歉。1期󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁󰀁吴󰀁洁:商务英语的礼貌原则

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really使语气更加委婉,hardly则极好地避免了绝对化。6󰀁使用第二人称

商务书信或谈判,尽量用第二人称,这样显得更加真诚、有礼貌。试比较下列句子,同样的内容用第一人称(We)会使你感到比较冷淡。

1.Youcanhaveyourgoodsdeliveredonanyweekday.

您要求在周内哪天装运货物均可。Wecannotdeliverattheweekend.我们不能在周末装运。

2󰀁Youwillbeabletoreceiveafullrefundofdepositifyoureturnthegoodswithinaweek.

您如果能在一星期内退货,就能得到全部定金退款。

Wecannotrefundyourdepositunlessyoureturnthegoodswithinaweek.

除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。

7󰀁使用积极的词汇或词组

商务书信或谈判的语调应是积极合作的,不可用高人一等或讥讽的语气,所以不要用消极的或中性的词汇和词组,避免责怪对方的错误,搞僵关系。比较下列各句:

1.Yourcomplaintaboutthequalityofpaperusedintheformswesuppliedyouisregrettable.

你方抱怨我方按常规提供的纸张质量不佳,我方对此表示遗憾。

I󰀁msorrythatthequalitypaperintheformswesuppliedyouisregrettable.

(上接第44页)

持平静和快乐的心态󰀁。Moredishes,moredis󰀁eases.食多病多;Medicinesarenotmeanttoliveon.药不能当饭吃;Breadisthestaffoflife.饭是生命之柱;Eatbreadatpleasure,drinkwinebymeasure.多吃饭,少喝酒;Oftenandlittleeatingmakeamanfat.少吃多餐,使人健康。2󰀁3套译法

所谓套译是指用汉语中功能上与医学英语谚语相同的谚语进行翻译。比如:Diseasescomeonhorseback,butgoawayonfoot.病来如山倒,病去如抽丝;Butterisgoldinthemorn󰀁ing,silveratnoon,leadatnight.早餐吃饱、中餐吃好、晚餐吃少;Alivingdogisbetterthana我很遗憾按我方通常规格提供你方的纸张

有质量问题。

2.Youobviouslyignoredtheassemblyin󰀁structionsaccompanyingtheequipment.

你方显然忽视了随设备寄去的组装说明书。

Theassemblyinstructionsaccompanyingtheequipmentareveryspecificaboutproperin󰀁stallation.Didyounotreceivethem?

设备的组装说明书对如何正确安装写得非常具体,不知你方是否已收到。

3.Youfailedtosendyourordertousbeforethenewpriceswereintroduced.

你方未能在新价格实施之前将定单寄给我们。

Unfortunately,wedidnotreceiveyouror󰀁derbeforethenewpriceswereintroduced.

很不幸,我们在实施新价格之前未能收到你方定单。

比较上面几句,就会发现如何把消极或中性的句子用积极的方式表达出来,积极肯定合作的语气会使句子变得更加真诚有礼貌。

以上各例句,充分说明了商务英语的礼貌原则。它是商贸英语的一个鲜明特色,对吸引客户,开拓市场有着重要意义。8󰀁参考文献

1󰀁许小平󰀁21世纪国际商务英语写作󰀁󰀁󰀁理论与实践󰀁华中理工大学出版社,2000

2󰀁耿秉钧󰀁商用英文与国贸实务󰀁世界图书出版公司,19993󰀁蒋思金奇󰀁外贸业务英语󰀁青岛海洋大学出版社,19924󰀁廖瑛󰀁商务文秘英语󰀁中南工业大学出版社,1996

deadlion.好死不如赖活着;Betterafingeroffthanayewagging.长痛不如短痛。3󰀁参考文献

1󰀁刘茹斐󰀁浅谈外语教学中的文化导入󰀁武汉:湖北大学学

报,1998(1),100~102

2󰀁袁彩虹󰀁英语谚语的民族特点探析󰀁洛阳:洛阳师范学院

学报,2000(4),117

3󰀁黄中祥󰀁哈萨克谚语及其畜牧文化的特征󰀁北京:民

族大学学报,1999(6),92

4󰀁WolfgangMieder.󰀁Anappleadaykeepsthedoctoraway󰀁:

TraditionalandmodernaspectsofEnglishMedicalproverbs.Australia:AnElectronicJournalofInternationalProverbStudies,1995Vol.1,2

5󰀁Stevenson,Burton.TheMacmillanbookofProverbs.Maxims,

andFamousPhrases,NewYork:Macmillan,1948,48

6󰀁Loux,Fran,PhilippeRichard.Sagessesducorps/Lasant󰀁et

maladiedanslesproverbes.Paris:MaisonneuveetLarousse,1978